Napsal
Daniel Bauer
Přečtete za
9 minut
Efektivita. Systemizace. Přehlednost. Tři věci, které vám zásadně usnadní práci a ušetří nejednu vrásku na čele. Jak jich ale docílit?
V dnešní době vyspělých online nástrojů není problém ulehčit si práci a hlavně zajistit dodržení určitého standardu kvality. Na druhou stranu se s pomůckami pro organizaci práce doslova roztrhl pytel a snadno se dostanete do bodu, kdy jich používáte tolik, že je to spíše na škodu. A přesně to se stalo i nám. O tom ale až za chvíli.
Pravdou je, že dokonalý nástroj neexistuje a každé firmě bude vyhovovat něco jiného. Často se bude jednat o kombinaci více aplikací, ale měli byste se snažit být spíše minimalisté a nepřidávat do svého organizačního portfolia další, pokud to není opravdu nutné.
Než jsme začali využívat Freelo, panoval u nás tak trošku chaos a skákali jsme z jednoho nástroje do druhého. Vyzkoušeli jsme snad vše, na co si jen může online markeťák vzpomenout – Trello, Toggl, Asanu, Basecamp, Slack, Notion, Google Sheets… Při zpětném ohlédnutí lze říct, že to byla fakt jízda.
V každém nástroji nám něco chybělo, takže jsme došli do bodu, kdy jsme využívali několik aplikací najednou a o efektivitě a systemizaci nemohla být řeč.
Pak jsme ale narazili na Freelo a hledání byl konec.
Co je to Freelo
Když to řekneme slovy jiných nástrojů, jedná se o Toggl, Basecamp a e-mail v jednom. Freelo je český nástroj na řízení projektů a efektivní spolupráci v týmu. Pomáhá nám komunikovat nejen interně, ale zároveň jsme do něj přesunuli komunikaci s klienty.
Hlavní výhody Freela a proč ho používáme
Důvodů je hned několik, ale na některé jsme přišli až v průběhu využívání Freela. Od prvního dne ale byl velkou přidanou hodnotou fakt, že se jedná o český nástroj, takže nemusíme mít strach o podporu a navíc podporujeme lokální firmu. Další důvody byly:
Systemizace práce – Šablony
Vzhledem k tomu, že se jako online marketingová agentura specializujeme výhradně na výkonnostní reklamu pro e-shopy, je onboarding každého klienta velmi podobný. Není třeba několikrát do měsíce “vymýšlet kolo”. Ve Freelu máme připravenou šablonu s úkoly, kterou duplikujeme pro každého nového klienta. V šabloně máme třeba předpřipravené zadání implementace Facebook Pixelu pro programátory, jednotný postup nastavení Google Analytics, zadání pro přípravu produktových feedů nebo například požadavky na součinnost pro klienty. Díky tomu na nic nezapomeneme a můžeme všem klientům zajistit stejný standard odvedené práce.
Zvýšení efektivity a eliminace chyb
Spolu se šablonou je spojená eliminace chyb, které při nastavování mohou vzniknout. Zároveň ale veškerá komunikace ohledně projektů probíhá v rámci Freela, takže se nestává, že něco zmizí v propadlišti e-mailové schránky.
Mobilní aplikace
Obrovskou přidanou hodnotou je propracovaná mobilní aplikace pro iOS i Android. Veškerou komunikaci od vytváření nových projektů až po zadávání dílčích úkolů zvládneme z mobilu.
Napojení na Fakturoidu či iDokladu
Jste agentura a používáte Fakturoid či iDoklad? Ve Freelu si můžete trackovat čas (nahradí vám tedy Toggl) a napojíte si na něj jeden z těchto účetních nástrojů. Dle výkazu hodin pak na pár kliknutí můžete klientům vygenerovat fakturu. Už žádné zapisování hodin v Google Sheets a následné datlování do účetního systému. Vše máte na jednom místě.
Zadávání úkolu přímo z G-mailu
I když se snažíme naučit klienty, aby nám všechny úkoly zadávali do Freela, tak ne vždy se tak stane. Někdy nám je i tak posílají na e-mail. Na to je ale Freelo připravené. Stačí si stáhnout doplněk do G-mailu a z každého takového e-mailu uděláte na pár kliknutí úkol ve Freelu.
Napojení na Google Kalendář
Používáte pro plánování Google Kalendář? Můžete si na něj napojit Freelo a uvidíte všechny úkoly, které máte ve Freelu přidělené.
Napojení na Integromat
Zatím je ještě ve vývoji, takže jsme ho nemohli vyzkoušet, ale propojení s Integromatem otevře takřka neomezené možnosti integrace s nespočtem dalších nástrojů, jako jsou například e-mailingové nástroje, účetní systémy, sociální sítě, analytické dashboardy, redakční systémy apod.
Jak používáme Freelo v praxi
Už víte, co je to Freelo a proč jsme se ze všech nástrojů rozhodli právě pro něj. Pojďme si nyní říci, jak ho využíváme v naší agentuře v praxi od chvíle, kdy zahájíme spolupráci s novým klientem.
Krok 1 – Vytvoření projektu ze šablony
Jak již bylo uvedeno v předchozí části článku, dobře odladěná šablona je naprostým základem. Naše šablona nikdy nebude dokonalá, ale snažíme se na ní stále pracovat, aby nám pomáhala odvádět skvělou práci pro naše klienty. Prvním krokem tedy je založení projektu ze šablony.
Krok 2 – Vyplnění informací a přidání uživatelů
Po vytvoření nového projektu vyplníme kontaktní údaje klienta a přidáme uživatele, kteří budou na projektu spolupracovat. Může se jednat o PPC specialistu, grafika nebo třeba copywritera.
V dalším kroku přidáme také klienta, protože většina naší komunikace bude nyní probíhat právě prostřednictvím Freela.
Do předpřipravených poznámek vyplníme informace, které již máme k dispozici a jsou relevantní. Cílem je, aby každý, kdo na projektu spolupracuje, našel veškeré důležité informace ve Freelu a nemusel hledat v e-mailech či konverzacích na Slacku.
Krok 3 – Úprava a zadání úkolu
I když se snažíme, abychom šablonu nemuseli pro nový projekt příliš upravovat, nějaké změny musíme udělat vždy. Každý klient je jiný a je tomu potřeba přizpůsobit i šablonu nového projektu. Máme ale v šabloně například připravených několik scénářů implementace měřících nástrojů či xml feedů. Pro klienty Shoptetu nebo Shopify je implementace měřících nástrojů snadná. Horší to ale může být v případě, kdy má klient e-shop na míru. Šablona reflektuje oba scénáře a pouze se rozhodneme, který je pro daného klienta aplikovatelný.
Krok 4 – Zadávání úkolů klientem a obráceně
Šablonu máme připravenou a můžeme začít se zadáváním úkolů. Máme v šabloně připravených několik to-do listů. Většina z nich slouží pro interní komunikaci, kde řešíme procesní věci ohledně projektu. Stačí tedy přiřadit k úkolům řešitele, stanovit termíny a můžeme začít.
Jeden to-do list ale slouží výhradně na komunikaci mezi námi a klientem. Klient nám zde zadává úkoly, jako je třeba nová slevová kampaň či informace o nových produktech. Zároveň zde i my zadáváme úkoly klientům, jako je třeba udělení přístupů do nástrojů, dobití kreditu či jiné provozní věci. Máme tak všichni přehled, co je třeba udělat. Nic se neztrácí v e-mailech.
Pomocník nejen pro agentury, ale i pro e-shopy
Freelo nabízí řešení pro různé typy firem. Využijete ho nejen jako agentura, ale například i jako majitel e-shopu. Díky propracovaným funkcím budete moci organizovat celý tým, plánovat kampaně, mít přehled nad rozpočtem, evidovat vratky, plánovat články na blog nebo třeba připravovat podklady pro nové produkty.
Všestrannost využití nekončí ale jen u agentur a e-shopů. Freelo si oblíbily tisíce firem z různých odvětví. Jejich zkušenosti s Freelem si můžete přečíst zde.
Závěr
Zvyšování efektivity a kvality odvedené práce by mělo být v zájmu každé firmy, která chce dlouhodobě růst. A významně vám k tomu může pomoci právě nástroj na řízení projektů a organizaci úkolů. Důležité ale je specifikovat si požadavky, které od nástroje na řízení projektů máte, a následně začít hledat takový, který jich bude splňovat co možná nejvíce.